Świlcza - Biuletyn Informacji Publicznej

sprawa RRG.271.8.2015 Świlcza, dn. 23.09.2015 r.

pismo: 145/R-RRG-ED/2015

Modyfikacja treści siwz nr 2

Zamawiający: Gmina Świlcza

Dotyczy zamówienia publicznego prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego na usługi, nazwa zadania:

Zakup energii elektrycznej na potrzeby budynków i lokali biurowych, oświetlenia ulicznego oraz urządzeń komunalnych Gminy Świlcza

Postępowanie zostało ogłoszone w dniu 15 września 2015 r. w Biuletynie Zamówień Publicznych pod numerem 241422 - 2015, w siedzibie Zamawiającego na tablicy ogłoszeń, na stronie internetowej Zamawiającego: www.swilcza.i-gmina.pl.

Planowany termin składania ofert: do 29 września 2015 r. do godz. 10:00.

Działając na podstawie art. 38 ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 poz. 907 z późn. zm.) Gmina Świlcza wyjaśnia treść specyfikacji istotnych warunków zamówienia:

W dniu 22 września 2015 roku do Zamawiającego wpłynęły prośby o wyjaśnienie treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia:

Pytanie 19 :

W rozdz. 3 pkt. 3.3. SIWZ oraz sekcja II.1.4) Ogłoszenia informujemy, iż standardy techniczne i jakościowe energii elektrycznej, zgodnie z przepisami Prawa energetycznego, zapewnia Operator Systemu Dystrybucyjnego. Wykonawca jako sprzedawca energii nie może ponosić odpowiedzialności za zobowiązania innego podmiotu.

Odpowiedź Zamawiającego na pytanie 19 :

Zamawiający dziękuje za przedstawioną informację, zauważając, że zawarta w niej sugestia o ewentualnej odpowiedzialności Wykonawcy jest błędna.

Wyjaśnienie odpowiedzi :

Wg Zamawiającego trudno oczekiwać, żeby zapisy przetargu odnosząc się do energii elektrycznej, nie poruszały w ogóle kwestii jakościowych. Poruszenie tej kwestii jest po prostu elementem opisu oczekiwanego na skutek przeprowadzenia przetargu produktu. Zamawiający zgadza się z sugestią, że to zapewne OSD będzie finalnie bezpośrednio odpowiadać za te parametry, jednak podkreśla, że zawarte w przetargu sformułowania dotyczą energii elektrycznej jako takiej, nie precyzując, kto te parametry zapewnia, a tym bardziej nie poruszając kwestii ewentualnej odpowiedzialności za ich nie dotrzymanie.

Pytanie 20 :

W rozdz. 3 pkt. 3.4. SIWZ oraz sekcja II.1.4) Ogłoszenia Wykonawca zwraca się z prośbą o doprecyzowanie przedmiotowego zapisu poprzez określenie, iż Zamawiający może zwiększyć ilość punktów poboru energii elektrycznej (PPE) lub zmienić taryfę danego punktu, jedynie w obrębie tych grup taryfowych, które zostały określone i wycenione w ofercie. Punkty z innych grup taryfowych nieujętych w ofercie będą oznaczały zmianę przedmiotu zamówienia. Z uwagi na powyższe Wykonawca zwraca się z prośbą o dodanie następującego zapisu: „Zwiększenie punktów poboru lub zmiana grupy taryfowej możliwe jest jedynie w obrębie grup taryfowych, które zostały ujęte w SIWZ oraz wycenione w Formularzu Ofertowym Wykonawcy.”

Odpowiedź Zamawiającego na pytanie 20 :

Analogiczna do wcześniej udzielonej odpowiedzi na pytanie 17.

Wyjaśnienie odpowiedzi :

Analogiczne do wcześniej udzielonych wyjaśnień do pytania 17.

Pytanie 21 :

W rozdz. 3 pkt. 3.5. SIWZ oraz sekcja II.1.4) Ogłoszenia informujemy, iż udzielenie wybranemu Wykonawcy pełnomocnictwa do wypowiedzenia dotychczasowych umów oraz do przeprowadzenia procedury zmiany sprzedawcy może nastąpić najwcześniej w momencie podpisania umów sprzedaży energii elektrycznej. Dopiero od tego czasu Wykonawca może działać w imieniu Zamawiającego. Ponadto, zawarcie umów po przeprowadzeniu postępowania przetargowego, zgodnie z art. 94 ust. 1 i 2 ustawy Prawo zamówień publicznych, następuje po upływie określonych w powyższym przepisie terminów, na które Zamawiający powołuje się wskazując w rozdz. 19 pkt. 19.2. SIWZ , że podpisanie umów może nastąpić po 5 lub nawet 10 dniach od przesłania zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty. Biorąc powyższe pod uwagę informujemy, że wymóg przekazania w terminie 14 dni od daty powiadomienia o wyborze Wykonawcy kserokopii pokwitowania złożenia u OSD wypowiedzenia dotychczasowych umów może nie być możliwy do zrealizowania. Co za tym idzie, nie może być zależne od powyższego, uznanie braku złożenia takiego pokwitowania jako uchylanie się od realizacji umowy. W związku z powyższym, zwracamy się z prośbą o bezwzględne usunięcie powyższego wymogu.

Odpowiedź Zamawiającego na pytanie 21 :

Zamawiający nie przychyla się do wniosku Wykonawcy, a dodatkowo zwraca uwagę na własne zobowiązanie, zawarte w odpowiedzi na pytanie opublikowane jako nr 8, znacząco zmniejszające oczekiwany od Wykonawcy zakres czynności.

Wyjaśnienie odpowiedzi :

Sam fakt podpisania umowy po 5 czy nawet w szczególnym przypadku 10 dniach nie oznacza, że wybrany Wykonawca, mając świadomość, że został wybrany, nie może takich materiałów wcześniej przygotowywać – nie może on ich jedynie przedstawiać jako działający w imieniu Zamawiającego innym podmiotom, w tym składać dotychczasowemu dostawcy.

Zamawiający zwraca uwagę, że określenie terminu na tym poziomie wynika z przepisów PZP, które przy tej wielkości zamówienia wprowadza termin związania ofertą 30 dni. To oznacza, że dla umożliwienia ewentualnego zastąpienia wybranego Wykonawcy przez kolejnego, bez konieczności rozgrywania ponownego przetargu, a także celem pozostawienia kolejnemu Wykonawcy analogicznego czasu na działanie, właśnie taki termin jest konieczny. Zamawiający informuje, że oczekiwany termin 14 dni może zostać przez niego przedłużony, lecz może się tak stać wyłącznie w przypadku :

- stwierdzenia rozpoczęcia działań, co oznacza m.in. otrzymanie od wybranego Wykonawcy umotywowanego (uzasadnionego konkretnymi przeszkodami) wniosku o przedłużenie tego terminu,

- uzyskania zgody na przedłużenie terminu związania ofertą (również od kolejnego Wykonawcy) do przewidzianych przez PZP jako dopuszczalne 60 dni.

Pytanie 22 :

W rozdz. 18 pkt. 18.1. SIWZ oraz w zał. 3 – istotne postanowienia umowy – w §5 ust. 2, z uwagi na brak informacji o mogącej wystąpić, w trakcie realizacji umowy, ustawowej zmianie opodatkowania energii podatkiem akcyzowym lub przepisów prawa wprowadzających nowe obowiązki związane z zakupem praw majątkowych lub certyfikatów dotyczących efektywności energetycznej wykonawca zwraca się z prośbą o zmodyfikowanie zapisów §5 ust. 2 do treści: "Ceny jednostkowe określone w ust. 1 nie ulegną zmianie w okresie obowiązywania Umowy za wyjątkiem zmiany przepisów skutkujących zmianą kwoty podatku akcyzowego lub zmiany ogólnie obowiązujących przepisów prawa, a w szczególności zmiany Ustawy Prawo Energetyczne, Ustawy o efektywności energetycznej lub przepisów wykonawczych wprowadzających dodatkowe obowiązki związane z zakupem praw majątkowych lub certyfikaty dotyczące efektywności energetycznej. Ceny energii elektrycznej zostają powiększone o kwotę wynikającą z obowiązków nałożonych właściwymi przepisami, od dnia ich wejścia w życie, bez konieczności sporządzenia aneksu do umowy."

Jednocześnie prosimy o stosowną modyfikację rozdz. 18 pkt 18.1. SIWZ oraz Formularzu oferty.

Odpowiedź Zamawiającego na pytanie 22 :

Analogiczna do wcześniej udzielonej odpowiedzi na pytanie 11.

Wyjaśnienie odpowiedzi :

Analogiczne do wcześniej udzielonych wyjaśnień do pytania 11.

Pytanie 23 :

W zał. 3 – istotne postanowienia umowy – w §5 ust. 3 Wykonawca informuje, iż w świetle przepisów prawa energetycznego i aktów wykonawczych, to OSD jest podmiotem odpowiedzialnym za pozyskiwanie i przekazywanie do sprzedawców danych pomiarowo- rozliczeniowych dla punktów poboru energii (PPE). Sposób ustalania danych przez OSD określony jest w umowie dystrybucyjnej zawartej pomiędzy Zamawiającym a OSD. Wykonawcy (sprzedawcy energii) nie mają wpływu na regulacje w tym zakresie wynikające z umów dystrybucyjnych Zamawiającego i zgodnie z przepisami przyjmują do rozliczeń dane przekazane przez OSD. W związku z powyższym zwracamy się z prośbą o wyjaśnienie czy Zamawiający uwzględni obowiązujące przepisy prawa energetycznego i aktów wykonawczych w zakresie prowadzenia rozliczeń na podstawie danych pomiarowo- rozliczeniowych przekazywanych wykonawcy przez OSD?

Odpowiedź Zamawiającego na pytanie 23 :

Zamawiający w treści SIWZ (punkt 3.3) przywołuje Prawo Energetyczne i rozporządzenia wykonawcze jako obowiązujące we wszelkich standardach technicznych.

Wyjaśnienie odpowiedzi :

Wbrew sugestii pytającego Wykonawcy, umowy dystrybucyjne nie regulują całości spraw dotyczących pozyskiwania danych i ich przekazywania, gdyż np. szczegółowe kwestie dotyczące przekazywania danych do sprzedawców są rozstrzygane wg GUD zawartej pomiędzy Wykonawcą a OSD. Zamawiającemu nie są znane powody, dla których w tej sytuacji miałby zawartość nieznanych mu dokumentów w jakiś szczególny sposób uwzględniać, zwłaszcza że Wykonawca w pytaniu nie zawarł żadnych sugestii odnośnie konkretnych zagadnień, do których Zamawiający miałby się odnieść.

Pytanie 24 :

W zał. 3 – istotne postanowienia umowy – w §8 ust. 1 informujemy, że zapisy dotyczące kar umownych są nieproporcjonalne i naruszają zasadę równości stron w stosunku cywilnoprawnym. Wykonawca zwraca się z prośbą o wprowadzenie adekwatnych kar umownych lub o usunięcie powyższych zapisów. W przypadku wyrażenia zgody na rezygnację z kar umownych zwracamy się z prośbą o modyfikację zapisów do treści: „Strony ponoszą wobec siebie odpowiedzialność odszkodowawczą na zasadach ogólnych do wysokości poniesionej szkody (straty)”. Jednocześnie wskazujemy, że zapisy w obecnym kształcie wpływają na wzrost ryzyka związanego z realizacją umowy po stronie Wykonawcy, co z kolei może negatywnie wpłynąć na kalkulację ceny ofertowej dla Zamawiającego.

Odpowiedź Zamawiającego na pytanie 24 :

W kwestii zasadniczej - analogiczna do wcześniej udzielonej odpowiedzi na pytanie 10.

Wyjaśnienie odpowiedzi :

W uzupełnieniu wcześniej udzielonych wyjaśnień do pytania 10 Zamawiający dodaje, że ograniczenie kar umownych do wielkości bezpośrednio poniesionej szkody również nie wchodzi w grę. Zamawiający jako podmiot wykonujący zadania na rzecz społeczności lokalnej nie ma możliwości określenia, co byłoby potencjalnie ujęte jako rzeczywista szkoda, gdyby na skutek zaprzestania dostaw doszło do utraty ciągłości funkcjonowania urzędu, a w efekcie np. możliwości uzyskiwania dopłat bezpośrednich przez rolników, gdyż trudno tu mówić o szkodzie Zamawiającego. W takim przypadku straty byłyby niewątpliwe znaczne, choć nie poniesione przezeń bezpośrednio. Analogicznie, trudno wyceniać poniesioną szkodę lub stratę Zamawiającego w przypadku braku oświetlenia ulicznego, nawet jeśli doszłoby do jakichkolwiek zdarzeń przez tą okoliczność spowodowanych. Tak więc proponowany zapis wprowadziłby niemalże całkowity brak odpowiedzialności Wykonawcy.

Pytanie 25 :

W zał. 3 – istotne postanowienia umowy – w §8 ust. 2 zwracamy się z prośbą o określenie, iż w razie naliczenia kar umownych, Odbiorca każdorazowo wystawi Sprzedawcy notę obciążeniową.

Informujemy, że kary umowne nie podlegają opodatkowaniu VAT, a w związku z tym, w celu ich udokumentowania nie wystawia się faktur VAT. Dla celów rachunkowych zarówno otrzymanie kary umownej, jak i jej zapłata kwalifikowane są do pozostałej działalności operacyjnej jednostki. Jak bowiem wynika z art. 3 ust. 1 pkt 32 lit. g) ustawy o rachunkowości, przez pozostałe koszty i pozostałe przychody operacyjne rozumie się koszty i przychody związane m.in. z odszkodowaniami i karami. Kary te należy ująć w księgach rachunkowych, a odpowiednią formą ich udokumentowania jest nota obciążeniowa. Ponadto informujemy, że ze względu na sposób działania systemu bilingowego, Wykonawca nie ma możliwości rozliczenia naliczonej kary umownej po jej automatycznym potrąceniu.

Odpowiedź Zamawiającego na pytanie 25 :

Zamawiający zgadza się z sugestią Wykonawcy, jednak nie widzi potrzeby zmiany dokumentów przetargowych.

Wyjaśnienie odpowiedzi :

Jako automatyczne potrącenie kary Zamawiający uznaje automatyczne pomniejszenie bieżących płaconych należności na rzecz Wykonawcy o wielkość kary, bez konieczności wcześniejszego dostarczenia noty obciążeniowej. Jednak Zamawiający ma świadomość, że wystawienie noty jest niezbędne dla prawidłowego udokumentowania takiego zdarzenia (również we własnej rachunkowości) i zobowiązuje się, że w takim przypadku nota obciążeniowa zostanie wystawiona i dostarczona niezwłocznie po dokonaniu takiego potrącenia.

Pytanie 26 :

Zwracamy się z zapytaniem czy Zamawiający przekaże niezbędne dane w wersji elektronicznej Excel oraz dokumenty do przeprowadzenia procedury zmiany sprzedawcy najpóźniej w dniu podpisania umowy? Dokument zawierający niezbędne dane stanowić będzie również załącznik do umowy.

Wyłoniony Wykonawca będzie potrzebował do przeprowadzenia zmiany sprzedawcy:

a) danych dla każdego punktu poboru:

- nazwa i adres firmy;

- opis punktu poboru;

- adres punktu poboru (miejscowość, ulica, numer lokalu, kod, gmina);

- grupa taryfowa (obecna i nowa);

- planowane roczne zużycie energii;

- numer licznika;

- Operator Systemu Dystrybucyjnego;

- nazwa dotychczasowego Sprzedawcy;

- numer aktualnie obowiązującej umowy;

- data zawarcia oraz okres wypowiedzenia dotychczasowej umowy;

- numer ewidencyjny PPE;

- czy jest to pierwsza czy kolejna zmiana sprzedawcy;

b) dokumentów dla każdej jednostki objętej postępowaniem:

- pełnomocnictwo do zgłoszenia umowy;

- dokument nadania numeru NIP;

- dokument nadania numeru REGON;

- KRS lub inny dokument na podstawie którego działa dana jednostka;

- dokument potwierdzający umocowanie danej osoby do podpisania umowy sprzedaży energii elektrycznej oraz pełnomocnictwa.

Jednocześnie informujemy, że OSD może odrzucić zgłoszenia umów sprzedaży zawierające błędne dane skutkiem czego może być konieczność zakupu energii przez Zamawiającego od tzw. sprzedawcy rezerwowego, o którym mowa w art. 5 ust. 2a pkt 1 lit b) ustawy Prawo energetyczne.

Odpowiedź Zamawiającego na pytanie 26 :

W zakresie podpunktu a) odpowiedź jest analogiczna do wcześniej udzielonej odpowiedzi na pytanie 1. Co do podpunktu b), Zamawiający deklaruje udostępnienie tych danych.

Wyjaśnienie odpowiedzi :

Co do sugestii zawartej w ostatnim akapicie, Zamawiający ma świadomość możliwości odrzucenia błędnych danych – dlatego też powierza wykonanie tych czynności przedstawicielom wybranego Wykonawcy, oczekując prawidłowego przeprowadzenia tych czynności, wykonywanych przez profesjonalistów.

Pytanie 27 :

Czy Zamawiający udzieli Wykonawcy stosownego pełnomocnictwa do zgłoszenia w imieniu Zamawiającego zawartej umowy sprzedaży energii elektrycznej do OSD oraz wykonania czynności niezbędnych do przeprowadzenia procesu zmiany sprzedawcy u OSD wg wzoru stosowanego powszechnie przez Wykonawcę?

Odpowiedź Zamawiającego na pytanie 27 :

Tak.

Wyjaśnienie odpowiedzi :

Udzielenie pełnomocnictwa w niezbędnym zakresie jest dla Zamawiającego oczywistością.

Pytanie 28 :

Czy Zamawiający samodzielnie zawrze umowy o świadczenie usług dystrybucji, czy upoważni do tej czynności Wykonawcę?

Odpowiedź Zamawiającego na pytanie 28 :

Do obowiązków wybranego Wykonawcy będzie należało doprowadzenie do przedstawienia Zamawiającemu kompletu umów dystrybucyjnych.

Wyjaśnienie odpowiedzi :

O ile nie wystąpią przeciwwskazania formalne, samo podpisywanie umów dystrybucyjnych Zamawiający ma zamiar wykonać samodzielnie.

Pytanie 29 :

Prosimy o wskazanie dla których punktów poboru obowiązują umowy z 3 - miesięcznym, a dla których z 1 – miesięcznym okresem wypowiedzenia oraz dokładne określenie, które umowy Zamawiający wypowie samodzielnie, a do których wypowiedzenia będzie zobowiązany Wykonawca?

Odpowiedź Zamawiającego na pytanie 29 :

Zamawiający dokona samodzielnego wypowiedzenia wszystkich umów, dla których oczekiwanym terminem rozpoczęcia dostaw jest 1.01.2016.

Wyjaśnienie odpowiedzi :

Powyższe nietypowe zobowiązanie Zamawiającego wynika m.in. z trudności w dokładnym określeniu listy podmiotów, dla których obowiązuje trzymiesięczny okres wypowiedzenia m.in. z uwagi na fakt, że niektóre umowy odwołują się do nie dołączonego do nich regulaminu. Innym powodem, dla którego Zamawiający przyjął takie zobowiązanie, jest zjawisko opisane w odpowiedzi na pytanie 8.

Pytanie 30 :

Wykonawca zwraca się z prośbą o udzielenie informacji czy układy pomiarowo-rozliczeniowe w grupach taryfowych B są lub będą dostosowane do zasady TPA przed terminem realizacji zamówienia? Jeżeli nie każdy układ będzie dostosowany do zasady TPA prosimy o podanie dokładnej daty do kiedy Zamawiający dostosuje swoje układy pomiarowo- rozliczeniowe do zasady TPA. Jednocześnie informujemy, że w przypadku braku dostosowania przez odbiorcę układów pomiarowo- rozliczeniowych do zasady TPA po rozdzieleniu umowy kompleksowej sprzedaż energii jest niemożliwa.

Odpowiedź Zamawiającego na pytanie 30 :

Układy pomiarowe w grupach taryfowych B są dostosowane do zdalnego odczytu.

Wyjaśnienie odpowiedzi :

Zgłoszone zapytanie zawiera błędną sugestię, jakoby konieczne było fizyczne wykonanie tego dostosowania wyłącznie bezpośrednio przez odbiorcę. Zamawiający stoi na stanowisku, że dla realizacji zasady TPA od strony technicznej nie ma znaczenia, kto wykonał owo dostosowanie.

Pytanie 31 :

Czy Zamawiający dopuści zawarcie umowy drogą korespondencyjną?

Odpowiedź Zamawiającego na pytanie 31 :

Analogiczna do wcześniej udzielonej odpowiedzi na pytanie 1.

Wyjaśnienie odpowiedzi :

Analogiczne do wcześniej udzielonych wyjaśnień do pytania 1.

Pytanie 32 :

Prosimy o podanie numerów NIP dla poszczególnych jednostek.

Odpowiedź Zamawiającego na pytanie 32 :

Zamawiający nie uwzględnia wniosku Wykonawcy.

Wyjaśnienie odpowiedzi :

Numer NIP nie wpływa na kalkulację ceny ani na samą możliwość złożenia oferty. Zamawiający przewiduje przekazanie numerów NIP wybranemu Wykonawcy, również w formie kserokopii dokumentu, zgodnie z zapotrzebowaniem tu opublikowanym jako pytanie 26.

Pytanie 33 :

W celu prawidłowego skalkulowania wartości zamówienia Wykonawca zwraca się z prośbą o udzielenie informacji na temat szacowanej ilości energii przeznaczonej na oświetlenie.

Odpowiedź Zamawiającego na pytanie 33 :

Zamawiający nie przychyla się do wniosku Wykonawcy.

Wyjaśnienie odpowiedzi :

Wyodrębnienie zużycia energii przeznaczanej na oświetlenie nie jest niezbędne dla prawidłowej kalkulacji, zwłaszcza, że Wykonawca zgodnie z zapisami przetargu nie ma możliwości złożenia oferty dotyczącej wyłącznie oświetlenia. Zamawiający przyznaje jedynie, że podanie takiej informacji mogłoby umożliwić dokładniejsze skalkulowanie oferty. Dysponując podliczonym zużyciem energii dla każdego obiektu odrębnie, Zamawiający mógłby wykonać takie dodatkowe zestawienie, jednak z uwagi na złożenie takiego wniosku w tym trybie i terminie (nawet po upływie terminu przeznaczonego na składanie zapytań w przetargu) jest to niewykonalne.